ระบบ จัดเก็บ และ ค้นหาเอกสารนั้นออกแบบมาเพื่อให้การป้อนข้อมูลมีระบบการทำงานช่วยลดขั้นตอนในการดำเนินงานและช่วยในการเก็บและรวบรวมข้อมูลและสถิติการจัดเก็บ และ ค้นหาเอกสาร ต่างๆในหน่วยงานนั้นๆของท่านเป็นขั้นตอนหลักๆดังนี้ี้

1 : ขออนุมัติจัดเก็บเอกสาร

2 : ตรวจสอบสถานะเอกสาร

3 : ยกเลิกการขอจัดเก็บ

4 : รายงานการจัดเก็บ

5 : ค้นหาเอกสาร

หลังจาก คลิ๊กปุ่ม ระบบ จัดเก็บเอกสาร บนแถบเมนูบนหน้าแรกแล้ว คุณ ก็จะ เข้าสู่ระบบ ขออนุมัติจัดเก็บเอกสาร ชึ่งจัดเป็นหน้าหลักของ ระบบ จัดเก็บเอกสาร

กรอกข้อความที่ระบบต้องการ เลือกเช็ค ความเร่งด่วนและความลับ ประเภทของหนังสือที่ท่านต้องการจัดเก็บ

เลือกที่เครื่องหมายปฏิทินขนาดเล็กเพื่อเปิดหน้าต่างปฏิทินเพื่อเลือกวัน เดือน ปี ที่ต้องการ ตั้งชื่อ Folder (แฟ้มงาน)

เลือก File ที่ต้องการ กดปุ่ม Browse

หลังจาก คลิ๊กปุ่ม ตรวจสอบสถานะเอกสาร บนแถบเมนูบนระบบจัดเก็บเอกสารแล้ว คุณ ก็จะ เข้าสู่ระบบ ตรวจสอบสถานะเอกสาร ซึ่งท่านก็จะสามารถตรวจสอบสถานะเอกสารของท่านหรือเปิดดูเอกสารที่ท่านต้องการจัดเก็บได้หลังจากที่ท่านส่งเข้าสู่ระบบแล้ว

เอกสารใหม่ที่ขอจัดเก็บจะถูกเปิดขึ้นมาในหน้าต่างอันใหม่

เมื่อท่านอ่าน /ตรวจสอบ จนเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ปิดหน้าต่าง

หลังจาก คลิ๊กปุ่ม ยกเลิกการขอจัดเก็บ บนแถบเมนูบนระบบจัดเก็บเอกสารแล้ว คุณ ก็จะ เข้าสู่ระบบ ยกเลิกการขอจัดเก็บ ซึ่งท่านก็จะสามารถยกเลิกการขอจัดเก็บเอกสารของท่านหรือเปิดดูเอกสารที่ท่านต้องยกเลืกการขอจัดเก็บได้หลังจากที่ท่านส่งเข้าสู่ระบบแล้ว

หลังจาก คลิ๊กปุ่ม รายงานการจัดเก็บ บนแถบเมนูบน ระบบจัดเก็บเอกสารแล้ว คุณ ก็จะ เข้าสู่ระบบ รายงานการจัดเก็บ ซึ่งท่านก็จะสามารถตรวจสอบเอกสารที่ได้รับการจัดเก็บของบุคคลทั้งหมดในสายงานของท่านหรือเปิดดูเอกสารที่ท่านมีสิทธที่จะดูได้( โดยจะแสดงออกโดยตัวอักษรที่มี สีเขียว )รวมทั้งระยะเวลาที่เอกสารนั้นถูกจัดเก็บเอาไว้ในส่วนกลางหลังจากที่เอกสารได้ถูกส่งเข้าสู่ระบบแล้ว

ระบบค้นหาเอกสาร เดิมทีอยุ่รวมอยู่กับระบบ จัดเก็บเอกสาร แต่เพื่อความสะดวกในการใช้ในอนาคต เราได้นำมาจัดวาง ที่หน้าแรกของระบบ โดยที่ท่านสามารถ พิมพ์รายชื่อของเอกสารที่ท่านต้องการหา เพื่อเข้าสู่ระบบค้นหาโดยตรง หรือ แค่กดปุ่ม ค้นหาที่อยูข้างกับ กล่องข้อความ ท่านก็จะถูกส่งเข้าสู่ระบบค้นหาเอกสาร ซึ่งท่านสามารถค้นหาเอกสารได้มากแบบและมากประเภทยิ่งขึ้น